Vacature administratief medewerker
dienst facturatie
Hou je van variatie en van werken in een inspirerende omgeving? Aarzel niet om verder te lezen en je kandidaat te stellen!
Wat moet je over ons weten?
Heuvelheem is een VZW die ondersteuning biedt aan personen met een beperking en hun netwerk op verschillende levensdomeinen. Wij zijn werkzaam in de ruime regio Vlaamse Ardennen en hebben een aantal vestigingsplaatsen in Oudenaarde en Kruisem. Heuvelheem VZW is vergund door de Vlaamse Overheid als zorgaanbieder.
Binnen de organisatie baseren we ons op Triple-C als ondersteuningsmodel. We willen dat al onze cliënten op een menswaardige manier ondersteund worden vanuit een universele kijk op de menselijke behoeften.
Binnen de Financieel-Administratieve Diensten zijn we op zoek naar een collega ter ondersteuning binnen het domein Facturatie.
Kernopdracht van de functie
De administratief medewerker maakt deel uit van de Financieel-Administratieve Diensten (FAD) van Heuvelheem. Vanuit deze rol ondersteunt de medewerker de organisatie bij het correct, efficiënt, klantgericht en kwaliteitsvol uitvoeren van administratieve, financiële en ondersteunende processen.
Plaats in de organisatie
Je rapporteert aan de administratief manager en maakt deel uit van de financieel-administratieve diensten. Vanuit één of meerdere toegewezen deeldomeinen werk je organisatiebreed ondersteunend en nauw samen met collega’s binnen FAD en onthaal.
Doelen t.a.v. cliënten en netwerken
Je neemt een klantgerichte, discrete en dienstverlenende rol op tegenover cliënten en hun netwerk. Je communiceert duidelijk, respectvol en toegankelijk. Bij vragen over administratie, facturatie, betalingen, enz. zorg je voor een correcte opvolging of een gerichte doorverwijzing.
Je bewaakt de vertrouwelijkheid in alle contacten en gegevensverwerking. Je gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens, financiële gegevens en cliëntgebonden informatie. Zo draag je bij aan een warme, menswaardige en inclusieve dienstverlening, met aandacht voor correcte informatie, duidelijke taal, begripvolle communicatie en zorgvuldige opvolging.
Doelen t.a.v. medewerkers en teams
Je ondersteunt medewerkers, teams en leidinggevenden bij vragen in verband met cliëntenfacturatie. Je helpt collega’s om correcte informatie aan te leveren en gemaakte afspraken consequent toe te passen. Je werkt verbindend en oplossingsgericht samen met collega’s uit de verschillende teams.
Doelen t.a.v. de organisatie
Je handelt in lijn met de missie, visie en waarden van Heuvelheem: mens-waardig, kracht-vol en duurzaam. In jouw functie betekent dit dat je administratief correct, klantgericht, betrouwbaar, integer en toekomstgericht werkt.
Je draagt bij aan een efficiënte en kwaliteitsvolle organisatie door gegevens zorgvuldig te verwerken, deadlines te respecteren, afspraken op te volgen en processen waar mogelijk te verbeteren. Je werkt actief mee aan kwaliteitszorg en continue verbetering door kritisch naar je eigen werk te kijken, verbetermogelijkheden te signaleren en voorstellen te doen om processen eenvoudiger, duidelijker, veiliger of efficiënter te maken.
Doelen t.a.v. de infrastructuur, materiaal en werkmiddelen
Je draagt mee zorg voor materiaal, documenten, systemen en werkruimtes binnen je opdracht. Je hebt een signaalfunctie wanneer zaken onveilig, defect, ontbrekend of onvoldoende afgestemd zijn op de noden van cliënten, medewerkers of de werking.
Je geeft deze signalen door aan de juiste verantwoordelijke, bijvoorbeeld de administratief manager, facilitair coördinator, coördinator Organisatie & Ontwikkeling of preventieadviseur.
Doelen t.a.v. facturatie
Je zorgt voor een correcte, tijdige en transparante facturatie. Je verwerkt de nodige gegevens, controleert de juistheid ervan en volgt op dat facturen correct worden opgesteld en verzonden. Je bent alert voor fouten, afwijkingen of ontbrekende informatie en stemt hierover af met de betrokken collega’s.
Binnen dit doelgebied kan je instaan voor:
- voorbereiding van facturatiegegevens
- berekening of controle van cliëntenbijdragen
- opmaak of verwerking van facturatiebestanden
- afstemming met cliëntadministratie en Connectpunt
- opvolging van vragen rond facturen
- controle op correcte toepassing van de vastgelegde tarieven
- rapportering aan de administratief manager
Je communiceert duidelijk en respectvol wanneer cliënten, netwerken of bewindvoerders vragen hebben over facturen of betalingen.
Competenties
De administratief medewerker:
- werkt nauwkeurig, correct en gestructureerd
- handelt discreet, betrouwbaar en integer
- communiceert klantvriendelijk, helder en respectvol
- werkt dienstverlenend naar cliënten, netwerken, medewerkers en teams
- volgt afspraken, procedures en deadlines op
- kan prioriteiten stellen binnen het eigen takenpakket
- werkt oplossingsgericht
- neemt initiatief wanneer processen beter kunnen
- kan omgaan met vertrouwelijke informatie
- heeft oog voor kwaliteit en interne controle
- werkt digitaal vaardig en zorgvuldig met gegevens
- vraagt hulp of afstemming wanneer een vraag buiten het eigen mandaat valt
- reflecteert kritisch op het eigen functioneren
- gaat aan de slag met feedback, feed-up en feed-forward
- blijft bereid om bij te leren binnen het eigen werkdomein
- handelt vanuit de waarden van Heuvelheem
Profiel
- Je beschikt over minimum een bachelordiploma
- Je wilt meewerken aan de verdere uitbouw van de organisatie binnen Heuvelheem
- Je bent een teamplayer en gaat discreet om met informatie
- Je hebt zin voor initiatief, bent flexibel en stressbestendig
Wij bieden
- Een tewerkstelling van 19/38.
- Contract bepaalde duur van 6 maanden met kans op vast mits positieve evaluatie.
- Een boeiende functie in een dynamische, snel veranderende omgeving binnen de waarden van samenwerken, vernieuwen, kwaliteit en openheid.
- Correcte verloning in lijn met je diploma en ervaring (PC 319.01).
- Mogelijkheid tot instappen in een voordelige hospitalisatieverzekering.
- Fietsvergoeding vanaf de 1e kilometer en tussenkomst bij abonnementen NMBS en De Lijn.
- Gebruik van laptop en gsm-toestel.
- Glijdende uurregeling (4 dagen in de week met zeker aanwezigheid op maandag + woensdag + vrijdag)
- Voordelige verlofregeling volgens paritair comité 319.01
- Plaats van tewerkstelling: regio Oudenaarde.
Meer info
Voor verdere informatie neem contact op via email: klaarvoordiejob@heuvelheem.be.
Solliciteren kan via motivatiebrief en cv naar klaarvoordiejob@heuvelheem.be.
Hoe solliciteren?
Herken jij jezelf in deze omschrijving en ben je op zoek naar een leuke uitdaging?
In het kort
- Tewerkstelling van 19/38
- Contract bepaalde duur van 6 maanden met kans op vast
- omgeving Oudenaarde
- verloning volgens PC 319.01
